Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend DSGVO) ist:

ECOVIS ERP GmbH & Co. KG Rechtsanwaltsgesellschaft
Bertha-Benz-Straße 5
10557 Berlin

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

datenschutz-berlin@ecovis-erp.de

Telefon: + 49 30 2218488-0

E-Mail: berlin-erp@ecovis.com

Die zuständige datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Telefon: +49 30 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.

Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer des Hinweisgebersystems erfolgt nur, wenn dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, sowie der Bereitstellung unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Bei der Hinweisabgabe werden ausschließlich die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um dem Hinweis nachzugehen. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Personenbezogene Daten, bei denen es sich um reine technische Daten, wie z.B. Cookies, werden einem abgegebenen Hinweis nicht zugeordnet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie als meldende Person in optionalen Feldern personenbezogene Daten zu Ihrer eigenen Person gemacht haben.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung sämtlicher Inhalte der Meldung einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeiten wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. §§10 und 16 bis 18 HinSchG.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Bereitstellung der Website

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei bloß informatorischer Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt.

Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität zu gewährleisten:

• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich-Mean-Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus /HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware
  • Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der oben genannten Daten zur Bereitstellung der Website ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Einsatz von Cookies

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (in diesem Fall durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

• Transiente Cookies (dazu a)
• Persistente Cookies (dazu b)

1. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Ein Session-Cookie ist eine kleine Textdatei, die von den jeweiligen Servern beim Besuch einer Internetseite verschickt und auf Ihrer Festplatte zwischengespeichert wird. Diese Datei als solche enthält eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie innerhalb einer Sitzung auf unsere Website zurückkehren. Diese Cookies werden gelöscht, nachdem Sie Ihren Browser schließen.
2. Persistente Cookies sind ebenfalls kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie verbleiben auf dem Endgerät und ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Diese Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten mittels Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

In diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Der Nutzer hat die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen im Internetbrowser kann die Übertragung von Cookies deaktiviert oder eingeschränkt werden. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Hosting

Beschreibung- und Umfang der Datenverarbeitung

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zweck des Betriebs der Website einsetzen.

Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter, die Strato AG, Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieser Website auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Website gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f  DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den Hostinganbieter ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. In diesem Fall, werden sämtliche Daten serverseitig archiviert und nach 12 Monaten gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sämtliche nicht-technisch notwendige personenbezogene Daten können von uns nach Aufforderung durch den Besucher jederzeit gelöscht werden. Ein Widerspruchsrecht besteht insoweit für solche Daten, auf deren Verarbeitung wir  einen Einfluss haben.

Hinweisabgabe

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie einen Hinweis abgeben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Hinweises sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen.

Bei der Hinweisabgabe werden ausschließlich die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Für die Verarbeitung der Kontaktdaten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt – welche sich ausschließlich auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der meldenden Person bezieht – und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Darüber hinaus verarbeiten wir im Hinweisprüfungsprozess sämtliche personenbezogene Daten, die Gegenstand einer Meldung sein können.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte, die nicht Auftragsverarbeiter sind. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung des Hinweises verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Bezug auf die Kontaktdaten der meldenden Person Im Übrigen ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die gesetzliche Verpflichtung zur Bearbeitung von Meldungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 10, 13 – 24 HinSchG..

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung des Hinweises.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars ist dies dann der Fall, wenn der jeweilige Hinweis vollständig bearbeitet wurde. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die meldende Person hat jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Kontaktdaten) zu widerrufen. Ein Widerspruchsrecht für Daten, die wir im Rahmen der Hinweisbearbeitung aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten, nicht.

Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Grundsätzlich werden die im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeiteten personenbezogene Daten innerhalb von 12 Monaten nach Schließung eines Tickets archiviert. Der Zugang zu diesen Daten ist somit gesperrt. Ist keine weitere Bearbeitung notwendig, werden die Daten nach drei Jahren gelöscht. Über diesen Zeitpunkt hinaus findet eine Speicherung nur statt, wenn dies gemäß den Gesetzen, Verordnungen oder sonstigen Rechtsvorschriften der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates der Europäischen Union, denen wir unterliegen, erforderlich ist.

 

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen, uns, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:

• die Verarbeitungszwecke;
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 16 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen, uns, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 17 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen, uns, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Eine Löschung kann dann ausgeschlossen sein, wenn die Verarbeitung gemäß HinSchG aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung der Verfolgung eines Hinweises notwendig ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 18 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen, uns, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder
• die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Absatz 1 eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Datensicherheit

Wir sind um die Sicherheit Ihrer Daten im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und technischen Möglichkeiten maximal bemüht.

Zur Sicherung Ihrer Daten unterhalten wir technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen entsprechend Art. 32 DSGVO, die wir immer wieder dem Stand der Technik anpassen.

Wir gewährleisten außerdem nicht, dass unser Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht; Störungen, Unterbrechungen oder Ausfälle können nicht ausgeschlossen werden. Die von uns verwendeten Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert.

Weitergabe von Daten an Dritte, keine Datenübertragbarkeit ins Nicht-EU-Ausland

Grundsätzlich verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb unseres Unternehmens. Im Rahmen der Ermittlung der Meldung kann es notwendig werden, dass wir Inhalte der Meldung an die zuständige Gesellschaft der EWN-Gruppe (EWN, KTE oder JEN) weitergeben. Die Identität des Hinweisgebenden wird im Sinne des § 8 Abs. 1 HinSchG nur mit Einwilligung des Hinweisgebenden weitergeben. Ferner kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln. Sofern dies der Fall ist, werden wir Sie über die Weitergabe der Daten informieren.

Wenn und soweit wir Dritte im Rahmen der Erfüllung von Verträgen einschalten (etwa Logistik-Dienstleister), erhalten diese personenbezogene Daten nur in dem Umfang, in welchem die Übermittlung für die entsprechende Leistung erforderlich ist.

Für den Fall, dass wir Teile der Datenverarbeitung auslagern („Auftragsverarbeitung“), verpflichten wir Auftragsverarbeiter vertraglich dazu, personenbezogene Daten nur im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze zu verwenden und den Schutz der Rechte der betroffenen Person zu gewährleisten.

Eine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der EU findet nicht statt und ist nicht geplant.